Las actuaciones inspectivas de SUNAFIL pueden iniciarse por una denuncia, una campaña de fiscalización o una verificación programada. La empresa debe estar preparada para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales dentro del plazo otorgado.
Los documentos requeridos varían según la materia investigada. Sin embargo, normalmente resulta necesario contar con contratos de trabajo, constancias de alta en T-Registro, boletas de pago, registros de asistencia, depósitos de beneficios sociales y documentos de seguridad y salud en el trabajo.
No basta con que la documentación exista. Su contenido debe guardar correspondencia con la realidad: jornada efectivamente realizada, remuneración pagada, funciones desarrolladas y condiciones de prestación del servicio. Las inconsistencias entre registros pueden incrementar el riesgo de observaciones.
Antes de una inspección recomendamos revisar:
• Contratos, renovaciones y modalidades utilizadas.
• Registro de trabajadores y derechohabientes.
• Pago de remuneraciones y beneficios sociales.
• Control de asistencia, horas extras y descansos.
• Comité o supervisor y registros de seguridad y salud.
• Sustento de medidas disciplinarias y ceses.
Cuando se recibe un requerimiento, la respuesta debe atender exactamente lo solicitado y presentarse dentro del plazo. También corresponde evaluar si existen aspectos subsanables y documentar las medidas correctivas adoptadas.
La prevención laboral permite reducir contingencias, ordenar la gestión del personal y afrontar una inspección con información consistente.